งานนั้นก็สำคัญ งานนี้ก็ด่วน เมื่องานต่างๆ ถาโถมเข้ามา จนเต็มไปด้วยงานเร่งด่วนและสิ่งที่ต้องทำมากมาย แต่ไม่รู้ว่าจะจัดการยังไง ต้องทำอะไรก่อนหรือหลังยังไงดี บทความนี้ จึงขอนำเสนอเครื่องมือที่ชื่อว่า Eisenhower Priority Matrix ที่ช่วยให้เราสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น มาลองดูกันครับ ว่า เครื่องมือนี้ จะช่วยให้เราจัดการได้ดีขึ้นยังไงบ้าง
Table of Contents
- Eisenhower Matrix คืออะไร?
- ประโยชน์ของการใช้ Eisenhower Matrix
- การใช้ Eisenhower Matrix
- การประเมิน “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” ของงาน
- สรุป
Eisenhower Matrix คืออะไร?
Eisenhower Priority Matrix เป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้เราสามารถโฟกัสและจัดการงานได้ดียิ่งขึ้น ด้วยการใช้เกณฑ์ 2 อย่าง คือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” ซึ่งคาดว่าอ้างอิงจากคำพูดของ Dwight David Eisenhower (1890-1969) ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐฯ ที่กล่าวว่า
“I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.”
โดยตารางนี้จะแบ่งงานออกเป็น 4 ช่อง (quadrants) ดังนี้:
- สำคัญและเร่งด่วน (Do)
- งานที่ต้องทำทันที เป็นงานที่ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้ เช่น งานที่มีเดดไลน์เร่งด่วน ปัญหาที่เกิดขึ้นทันที
- สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Plan / Schedule)
- งานที่สำคัญต่อเป้าหมายระยะยาว แต่ยังไม่เร่งด่วนจนจำเป็นต้องทำ ซึ่งงานพวกนี้ ควรมีการวางแผนไว้ทำในภายหลัง
- ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Delegate)
- งานที่ดูเร่งด่วน แต่อาจไม่ได้สำคัญต่อเป้าหมายระยะยาว หรือ คุณอาจไม่จำเป็นต้องทำด้วยตัวเอง ควรมอบหมายหรือขอความช่วยเหลือให้ผู้อื่นทำ
- ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Eliminate)
- ถ้ามีงานที่ดูแล้วไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน เราก็ไม่จำเป็นต้องทำ หรือลบออกไปได้เลย
ประโยชน์ของการใช้ Eisenhower Matrix
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: เมื่อเราสามารถจัดการกับงานที่สำคัญที่สุดได้ ก็จะช่วยให้เราโฟกัสงานใหญ่ที่ทำให้คุณบรรลุเป้าหมายในระยะยาวจะได้
- ติดตามงานได้ดียิ่งขึ้น: การจัดลำดับความสำคัญอย่างเป็นระบบจะช่วยให้เราเห็นภาพรวม และสามารถติดตามงานต่างๆ ได้ดีขึ้น
- มอบหมายงานได้ดีขึ้น: เราจะสามารถมองเห็นได้ว่า งานไหนสามารถให้ผู้อื่นช่วยทำได้ ซึ่งจะทำให้เรามีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่สำคัญจริง ๆ
- ตัดงานที่ไม่จำเป็นออกไป: เราจะสามารถเห็นงานที่ไม่สำคัญและไม่จำเป็น ทำให้สามารถตัดงานเหล่านั้นออกไปจากตารางงานได้
การใช้ Eisenhower Matrix
การใช้ Eisenhower Matrix นั้น มีเพียงแค่
- การเขียนรายงาน หรือ List งานที่ต้องทำออกมา
- เขียนความสำคัญและความเร่งด่วน ของแต่ละงาน
- นำงานเหล่านั้นไปใส่บน Eisenhower Matrix
แม้ว่าจะดูเรียบง่าย แต่การจะใช้ Eisenhower Matrix ให้มีประสิทธิภาพนั้น อาจมีรายละเอียดมากกว่าที่คิด เช่น
เราจะรู้ได้อย่างไร ว่างานไหนสำคัญ หรือ เร่งด่วนแค่ไหน
เพราะเราคงไม่อยากได้ทุกอย่างดูทั้งสำคัญ ทั้งเร่งด่วนไปหมด จนทุกอย่างมากองกันแบบนี้
ดังนั้น เราจึงต้องมีการประเมิน “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” ด้วยเช่นกัน
แล้วเราจะประเมินกันยังไงดี
การประเมิน “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” ของงาน
การประเมินความสำคัญและความเร่งด่วนนั้น อาจแตกต่างกันไปตามแต่ละงาน หรือ ความถนัดของแต่ละคน ซึ่งคงไม่มีวิธีที่ตายตัว อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราได้นำตัวอย่างคำถามที่ใช้ในการประเมินมาให้ลองดู เผื่อจะนำไปปรับใช้กันได้นะครับ
เมื่อมีงานที่ต้องจัดลำดับ ลองถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:
การประเมิน “ความสำคัญ”
- งานนี้จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายหลักหรือไม่?
- งานนี้มีมูลค่ามากหรือน้อยแค่ไหน
- ถ้าไม่ทำงานนี้ จะเกิดปัญหาหรือผลกระทบอย่างไร?
การประเมิน “ความเร่งด่วน”
- กำหนดเวลาในการทำงานนี้คือเมื่อไหร่?
- ถ้าไม่ทำตอนนี้ จะเกิดปัญหาหรือผลกระทบอย่างไร?
- ถ้าเลื่อนการทำงานนี้ออกไป จะส่งผลต่อการทำงานของทีมงานหรือโปรเจคอื่น ๆ หรือไม่?
เมื่อสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้ การประเมินความสำคัญและความเร่งด่วนของงานก็จะง่ายขึ้น และสามารถนำงานไปจัดลำดับใน Eisenhower Matrix ได้ดียิ่งขึ้น
สรุป
Eisenhower Priority Matrix นั้น ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือ Task Management ที่ช่วยจัดการและเรียงลำดับความสำคัญของงานได้ด้วยหลักการที่เรียบง่าย เพื่อให้เราสามารถโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญที่สุดในแต่ละช่วงเวลาได้
อย่างไรก็ตาม การประเมิน “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” ก็เป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เราใช้ Eisenhower Matrix ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเช่นกัน
ลองนำไปปรับใช้กับงานของคุณกันดู แล้วได้ผลลัพธ์อย่างไร อย่าลืมนำมาแชร์กัน
ที่ Facebook Page: Easy Insight Solutions นะครับ